TrueConf создал правила этикета на переговорах

31 января 2012г., Киев.

Для акул бизнеса не секрет как должны проходить переговоры с партнерами для достижения успешных договоренностей – их тактика отрабатывалась годами. С появлением и активным развитием видеоконференцсвязи, мировая бизнес-общественность уверенно переходит на виртуальную схему деловых переговоров, позволяющую открыть новые возможности обмена информацией между партнерами и максимально приблизить общение на расстоянии к «живому» диалогу. Как коммуницировать с партнерами посредством видеоконференцсвязи, чтобы результаты переговоров были не менее успешными, чем при личной встрече, рассказывает глава представительства компании TrueConf в Украине, Евгений Королёв.

Успешный бизнес – это, прежде всего, успешные договоренности. Чтобы слаженно вести переговоры посредством видеоконференций и достигнуть максимально эффективного результата сотрудничества, необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения на расстоянии. Для этого компанией TrueConf были созданы рекомендации переговорного процесса посредством видеоконференцсвязи.

Подготовка

К переговорам посредством видеоконференцсвязи стоит готовиться также тщательно, как и к личной встрече с партнерами.

Коммуникационные процессы должны проходить максимально естественно, однако подготовиться к переговорному процессу по видеоконференцсвязи нужно заранее. Для этого заблаговременно необходимо всех известить о конференции, сообщить тему, дату и время проведения. Заранее необходимо подготовить все необходимые материалы, включая документы и презентации. Необходимо заранее подключить устройства и убедиться в их работоспособности, а также ознакомиться с набором функциональных клавиш системы ВКС. Параллельно с этим рекомендуется отключить лишнее программное обеспечение, которое не используется в данный момент и задействует значительные ресурсы персонального компьютера пользователя. Перед самым началом сеанса видеоконференцсвязи необходимо минимизировать внешние звуки (выключить мобильные устройства, закрыть окна в переговорной комнате и пр.).

Пунктуальность

Сеанс видеоконференцсвязи необходимо начинать вовремя, согласно заранее оговоренному времени. Нажатием одной клавиши соберите в одну видеоконференцию своих коллег – где бы они ни находились. Убедитесь, что все следят за ходом встречи и проверьте наличие связи. В начале конференции участники должны представиться. После приветствия организатор конференции должен известить всех о регламенте и плане выступления, а также о том, что ведется запись информации.

Регламент

При общении с помощью видеоконференцсвязи необходимо смотреть собеседнику в глаза, говорить согласно установленному регламенту. На переговорах не принято перебивать выступление партнеров. После изъяснения позиции оппонентами можно задать уточняющие вопросы. Если все-таки есть необходимость уточнить какую-либо деталь в ходе выступления необходимо воспользоваться функцией ВКС «поднять руку». После предоставления слова, необходимо извиниться, а свое высказывание сделать максимально кратким и конкретным. При переговорах инициатор должен предоставлять слово для выступления другим членам своей делегации, экспертам и советникам.

Звук и видео

При переговорах должен быть выделен человек, отвечающий за управлением камерой, это не будет отвлекать участников переговорного процесса от сути конференции. Чтобы не исказить звук, не стоит оставлять включенным микрофон во время выступления коллег. Также следует держать микрофон подальше от телефонов или других искажающих звук предметов, чтобы не создавать помехи.

Речь

Речь должна быть четкой и внятной. Техническая деталь – во время переговоров необходимо соблюдать «контакт» с веб-камерой и меньше двигаться, так Вы не будете способствовать помехам при виртуальных переговорах.

Графика

Наглядные пособия должны помогать понять смысл выступления, а не уводить собеседников в сторону. В презентации рекомендуется использовать крупные шрифты и небольшие объемы текста. В презентациях не следует использовать «кричащие цвета».

Завершение переговоров

В конце переговоров, как и при личной встрече, необходимо подвести итоги и убедится, что все участники выступили согласно регламенту, задали свои вопросы и получили на них ответы. Если у некоторых участников возникнет необходимость получить запись конференции, им необходимо предоставить такую возможность. В завершение видеоконференцсвязи необходимо поблагодарить участников сторон и в случае их согласия, завершить виртуальные переговоры.

При соблюдении всех вышеуказанных правил, при переговорах создается обстановка обычного совещания или встречи, что обеспечит полный эффект присутствия и успешное завершение переговоров.

TrueConf – разработчик и производитель решений видеоконференцсвязи. Компания разрабатывает индивидуальные и корпоративные решения в области передачи видео- и аудиоданных. Решения TrueConf предоставляют возможность передавать цифровые видеоданные высокого разрешения, интегрировать аппаратные терминалы в сеть видеосвязи предприятия, проводить видеоконференции с участием до 250 пользовательских терминалов. Решения TrueConf могут быть использованы как для ПК, так и для оборудования конференц-залов.